Automatyzacja podatków pośrednich i e-fakturowania

ONESOURCE to zintegrowana platforma technologiczna firmy Thomson Reuters dotycząca podatków i handlu, zaprojektowana, by pomagać przedsiębiorstwom w zarządzaniu zobowiązaniami podatkowymi w całym cyklu zapewnienia zgodności z przepisami — od momentu zawarcia transakcji aż po składanie zeznań i sprawozdań.

Zamiast polegać na wielu oddzielnych, niepowiązanych ze sobą rozwiązaniach, ONESOURCE łączy w sobie spójny pakiet produktów, zapewniając działowi finansowemu jedną platformę do zarządzania zgodnością z przepisami w różnych krajach i systemach prawnych.

Pakiet ONESOURCE Indirect Tax obejmuje:

ONESOURCE Determination automatyzuje obliczanie podatków pośrednich w czasie rzeczywistym — w tym VAT, GST i podatku od sprzedaży — zarówno dla transakcji należności, jak i zobowiązań. Stosuje reguły właściwe dla danego kraju, produktu i klienta, aby niemal natychmiast zapewnić zastosowanie właściwej stawki podatkowej do każdej transakcji.

ONESOURCE Pagero zarządza kompleksową wymianą e-faktur i dokumentów biznesowych w sieciach globalnych. Obsługuje konwersję formatów, przesyłanie przez platformy rządowe i sieci połączone z Peppol oraz lokalną walidację — zapewniając zgodność faktur z przepisami i ich prawidłowe dostarczenie, niezależnie od kraju lub wymogów.

ONESOURCE Reconciliations automatyzuje porównywanie danych z e-faktur i danych z deklaracji VAT/GST w celu identyfikacji i eliminacji rozbieżności. Klasyfikuje różnice na poziomie pozycji, nadaje priorytet tym, które mają wpływ na pola w deklaracji, oraz wspiera gotowość do audytu — wszystko to bez ręcznego pozyskiwania danych.

ONESOURCE Indirect Compliance AI wprowadza automatyzację opartą na sztucznej inteligencji do procesu zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi podatków pośrednich, łącząc treści przepisów krajowych z inteligentnymi przepływami pracy i rozwiązaniami w celu usprawnienia przygotowywania deklaracji, zmniejszenia nakładu pracy ręcznej oraz nadążania za zmianami prawnymi w różnych jurysdykcjach.

Sztuczna inteligencja jest wbudowana w platformę ONESOURCE, pomagając zespołom zajmującym się podatkami zmniejszyć nakład pracy ręcznej, poprawić dokładność i nadążać za stale zmieniającym się otoczeniem legislacyjnym.

Główne zastosowania sztucznej inteligencji w pakiecie:

• Inteligentniejsze przepływy pracy związane ze zgodnością — ONESOURCE Indirect Compliance AI wykorzystuje agentową sztuczną inteligencję do automatyzacji najbardziej czasochłonnych części procesu zapewniania zgodności — od walidacji danych po przygotowanie deklaracji — dzięki czemu Twój zespół może skupić się na pracy o większej wartości.
• Sprawdzone, oparte na faktach treści — W przeciwieństwie do ogólnych narzędzi AI, ONESOURCE łączy swoje możliwości AI z treściami dotyczącymi przepisów, aktualizowanymi przez ekspertów Thomson Reuters, obejmującymi przepisy podatkowe, stawki i wymogi dotyczące składania zeznań na całym świecie. Dzięki temu AI opiera się na zweryfikowanych, aktualnych informacjach — co zmniejsza ryzyko błędów i generowania nieprawdziwych wyników.

W miarę rozwoju sztucznej inteligencji firma Thomson Reuters dąży do odpowiedzialnego wdrażania jej w ramach ONESOURCE — łącząc technologię z wiarygodnymi treściami i wiedzą specjalistyczną, na których polegają zespoły ds. zgodności.

Ryzyko jest zmniejszane poprzez weryfikację danych z wyprzedzeniem, a nie korygowanie problemów po przesłaniu. ONESOURCE pomaga poprzez:

• Stosowanie zasad obowiązujących w poszczególnych krajach przed wysłaniem faktur
• Zapewnienie, że faktury są przekazywane zatwierdzonymi kanałami
• Zapewnienie przejrzystej informacji o stanie przesłania i akceptacji
• Prowadzenie dokumentacji gotowej do audytu przez cały czas trwania procesu

Znacznie zmniejsza to liczbę odrzuconych faktur, opóźnień w płatnościach oraz późniejszych problemów z przestrzeganiem przepisów.

ONESOURCE zostało zaprojektowane tak, aby integrować się z dowolnym systemem ERP, narzędziem do obsługi przepływu faktur lub platformą technologiczną do obsługi podatków. Opcje integracji obejmują:

• Gotowe połączenia dla głównych systemów ERP
• Integrację API zapewniającą łączność transakcyjną w czasie rzeczywistym
• SFTP do grupowej wymiany danych

Ta elastyczność oznacza, że możesz podłączyć ONESOURCE do istniejącej infrastruktury technologicznej bez konieczności wprowadzania znaczących zmian.

Modele e-fakturowania różnią się znacznie w poszczególnych krajach, a ONESOURCE radzi sobie z tą złożonością dzięki jednej płaszczyźnie łączności. Obejmuje to:

• Zarządzanie formatami i automatyczną konwersję między standardami
• Integrację z Peppol i innymi sieciami wymiany danych
• Łączność z platformami rządowymi, gdzie wymagane jest zatwierdzenie lub raportowanie
• Bieżące aktualizacje w miarę zmian formatów i reguł walidacji

Firmy nie muszą tworzyć ani utrzymywać oddzielnych zintegrowanych rozwiązań dla każdego kraju — ONESOURCE obsługuje to centralnie.

Wytyczne dotyczące e-fakturowania w coraz większym stopniu wymagają faktur o ustrukturyzowanym formacie, nadających się do odczytu maszynowego, przesyłania za pośrednictwem zatwierdzonych sieci lub platform rządowych oraz raportowania w czasie zbliżonym do rzeczywistego lub w trybie ciągłym.

ONESOURCE wspiera to poprzez:

• Przyjmowanie faktur w praktycznie każdym formacie i automatyczne konwertowanie ich do standardu wymaganego przez odbiorcę (np. formaty zgodne z normą EN 16931)
• Płynne zarządzanie konwersjami formatów, eliminując ręczną interwencję lub konieczność utrzymywania wielu punktów integracji
• Przekazywanie faktur przez właściwe kanały rządowe lub certyfikowane
• Stosowanie lokalnych reguł walidacji przed przesłaniem
• Śledzenie stanu akceptacji, odrzucenia i raportowania na każdym etapie

Pomaga to firmom zachować zgodność z przepisami w miarę ewolucji wymogów, bez konieczności przeprojektowywania procesów w każdym kraju z osobna.

ONESOURCE zapewnia wsparcie przez cały cykl życia rozwiązania, w tym:

• Ustrukturyzowane metody wdrażania, które pozwalają na sprawne uruchomienie systemu
• Bieżące, automatyczne aktualizacje treści wynikające ze zmian przepisów i stawek
• Ciągłe monitorowanie zmian w przepisach i aktualizacji formatów
• Operacyjne wsparcie klienta w środowiskach produkcyjnych

Oznacza to, że zgodność z przepisami jest utrzymywana nie tylko w momencie uruchomienia systemu, ale również w miarę ewolucji tych przepisów.

W przeciwieństwie do systemów ERP, które obejmują szeroki zakres funkcji biznesowych, dedykowany silnik podatkowy został stworzony specjalnie w celu obsługi złożonych kwestii związanych z podatkami pośrednimi w zakresie dostaw towarów i usług na całym świecie. Najważniejsze różnice obejmują:

• Kodowanie podatkowe produktów i wyszukiwanie stawek w czasie rzeczywistym dostosowane do podatków pośrednich
• Zgodność z międzynarodowymi przepisami dotyczącymi podatków pośrednich, obejmująca zasady obowiązujące w wielu obszarach prawnych
• Globalne treści podatkowe zarządzane i utrzymywane w ramach systemu, dzięki czemu odpowiednie zmiany legislacyjne są automatycznie stosowane do transakcji

Ta specjalistyczna orientacja oznacza większą dokładność, mniej ręcznej konserwacji i mniejsze ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów niż poleganie wyłącznie na funkcjonalności podatkowej systemu ERP.

Automatyzacja porównywania danych z e-faktur i deklaracji VAT na poziomie poszczególnych pozycji eliminuje ręczne prace przygotowawcze. Rozbieżności są automatycznie wykrywane, klasyfikowane i porządkowane według priorytetów — dzięki czemu zamiast tracić czas na szukanie problemu, Twój zespół może skupić się na jego rozwiązaniu.

Najważniejsze oszczędności czasu to:

• Koniec z ręcznym pobieraniem danych — dane przepływają bezpośrednio z ONESOURCE Pagero i ONESOURCE Indirect Compliance AI, co eliminuje konieczność pobierania i przekształcania danych z wielu systemów
• Natychmiastowe wykrywanie rozbieżności — różnice na poziomie wierszy są identyfikowane i klasyfikowane automatycznie, a te mające wpływ na pola deklaracji są oznaczane jako priorytetowe
• Elastyczny import danych — można importować dane z dowolnego źródła, co pozwala ujednolicić proces uzgadniania we wszystkich systemach w jednym miejscu
• Dokumentacja gotowa do audytu — wyniki uzgodnień są uporządkowane i przechowywane, dzięki czemu Twój zespół jest zawsze przygotowany, bez dodatkowego wysiłku w czasie audytu

W rezultacie proces uzgadniania zajmuje godziny zamiast dni — a zespół poświęca mniej czasu na dane, a więcej na podejmowanie decyzji.

Przy odpowiednich podstawach — tak, i właśnie do tego służy ONESOURCE Indirect Compliance AI.

ONESOURCE Indirect Compliance AI łączy agentową sztuczną inteligencję z treściami podatkowymi opracowanymi przez ekspertów Thomson Reuters, obejmującymi przepisy dotyczące podatków pośrednich, stawki i wymogi dotyczące składania deklaracji w różnych systemach prawnych na całym świecie. Oznacza to, że nie opiera się na domysłach — działa w oparciu o tę samą zweryfikowaną bazę wiedzy, której ufają specjaliści podatkowi.

Twój zespół utrzymuje kontrolę dzięki mechanizmom „human-in-the-loop” — sztuczna inteligencja po prostu eliminuje ręczną, czasochłonną pracę, która stanowi przeszkodę.