Indirekte Steuern und elektronische Rechnungsstellung automatisieren

ONESOURCE ist die integrierte Technologieplattform für Steuern und Handel von Thomson Reuters, die Unternehmen bei der Erfüllung ihrer steuerlichen Verpflichtungen über den gesamten Compliance-Lebenszyklus hinweg unterstützt – vom Zeitpunkt der Transaktion bis hin zur Dokumentation und Meldung.

Anstatt auf mehrere voneinander unabhängige Einzellösungen zurückzugreifen, vereint ONESOURCE eine vernetzte Produktpalette, die Ihrem Steuerteam eine zentrale Plattform für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften über Länder und Rechtssysteme hinweg bietet.

Die ONESOURCE Indirect Tax Suite umfasst folgende Lösungen:

ONESOURCE Determination automatisiert die Echtzeitberechnung von indirekten Steuern – einschließlich Mehrwertsteuer, GST und Sales Tax (USA) – sowohl für Debitoren- als auch für Kreditorentransaktionen. Die Lösung greift auf länder-, produkt- und kundenspezifische Regeln zurück, um sicherzustellen, dass bei jeder Transaktion nahezu unmittelbar der richtige Steuersatz angewendet wird.

ONESOURCE Pagero steuert den durchgängigen Austausch von E-Rechnungen und Geschäftsdokumenten über weltweite Netzwerke hinweg. Die Lösung übernimmt die Konvertierung von Formaten, die Weiterleitung über behördliche Plattformen und Peppol-vernetzte Netzwerke sowie die lokale Validierung. Auf diese Weise stellt sie sicher, dass Rechnungen konform sind und korrekt zugestellt werden, unabhängig vom jeweiligen Land oder den dort geltenden Vorschriften.

ONESOURCE Reconciliations automatisiert den Abgleich der Daten von E-Rechnungen und Erklärungen für Umsatzsteuer/GST, um Unstimmigkeiten zu identifizieren und zu beheben. Die Lösung klassifiziert Abweichungen auf Zeilenebene, priorisiert diejenigen, die sich auf Felder in Erklärungen auswirken und unterstützt die Revisionssicherheit – völlig ohne manuelle Datenextraktion.

ONESOURCE Indirect Compliance AI bringt KI-gestützte Automatisierung in den Compliance-Prozess für indirekte Steuern und kombiniert länderspezifische regulatorische Inhalte mit intelligenten Workflows und Lösungen, um die Erstellung von Steuererklärungen zu optimieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und mit regulatorischen Änderungen in verschiedenen Rechtsordnungen Schritt zu halten.

KI ist in die gesamte ONESOURCE-Plattform integriert. Sie unterstützt Steuerteams durch geringeren manuellen Aufwand und höhere Genauigkeit und hilft ihnen dabei, mit den sich ständig ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen Schritt zu halten.

Die wichtigsten Anwendungsbereiche von KI in der gesamten Suite:

• Intelligentere Compliance-Workflows — ONESOURCE Indirect Compliance AI nutzt agentenbasierte KI, um die zeitaufwändigsten Teile des Compliance-Prozesses zu automatisieren – von der Datenvalidierung bis zur Erstellung der Steuererklärung – so gewinnt Ihr Team Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert.
  
  
• Zuverlässige, fundierte Inhalte — im Gegensatz zu generischen KI-Tools kombiniert ONESOURCE effiziente KI-Funktionen mit den von Experten gepflegten regulatorischen Inhalten von Thomson Reuters, die Steuerregeln, Steuersätze und Meldepflichten weltweit abdecken. Hierdurch geht die KI von geprüften, aktuellen Informationen aus – was die Gefahr von Fehlern und „Halluzinationen“ verringert.

Angesichts der kontinuierlichen Weiterentwicklung von KI ist Thomson Reuters bestrebt, diese verantwortungsbewusst in ONESOURCE zu integrieren. Hierzu verbinden wir die Technologie mit den bewährten Inhalten und dem Fachwissen, auf die Compliance-Teams vertrauen.

Das Risiko verringert sich dadurch, dass Daten im Vorfeld überprüft werden, anstatt Probleme erst nach dem Versand zu beheben. ONESOURCE unterstützt Sie durch folgende Funktionen:

• Anwendung länderspezifischer Regeln vor dem Versand von Rechnungen
• Rechnungen werden über genehmigte Kanäle weitergeleitet
• Klare Übersicht über den Status von Versand und Empfang
• Aufrechterhaltung revisionssicherer Datensätze im gesamten Prozess

Hierdurch lassen sich abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und damit verbundene Compliance-Probleme deutlich reduzieren.

ONESOURCE lässt sich nahtlos in jedes ERP-System, jedes Tool für den Rechnungs-Workflow und jede Steuertechnologieplattform integrieren. Zu den Integrationsmöglichkeiten gehören:

• Vorkonfigurierte Schnittstellen für gängige ERP-Systeme
• API-Integration für Transaktionsverbindungen in Echtzeit
• SFTP für den Massendatenaustausch

Durch diese Flexibilität können Sie ONESOURCE ohne wesentliche Anpassungen in Ihre bestehende Technologieinfrastruktur einbinden.

Die Modelle für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. ONESOURCE bewältigt diese Komplexität über einen  einzigen Connectivity Layer. Hierzu gehören:

• Formatverwaltung und automatische Konvertierung zwischen Standards
• Integration mit Peppol und anderen Austausch-Netzwerken
• Anbindung an behördliche Plattformen, bei denen eine Freigabe oder Meldung erforderlich ist
• Laufende Aktualisierungen bei Änderungen von Formaten und Validierungsregeln

Unternehmen müssen nicht für jedes Land eigene Integrationen aufbauen oder pflegen – ONESOURCE übernimmt diese Funktion zentral.

Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erfordern zunehmend strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen, die Übermittlung über zugelassene Netzwerke oder behördliche Plattformen sowie Meldungen, die nahezu in Echtzeit oder kontinuierlich erfolgen.

ONESOURCE unterstützt diese Vorgaben durch folgende Funktionen:

• Empfang von Rechnungen in nahezu jedem Format und automatische Konvertierung in den vom Empfänger vorgegebenen Standard (z. B. Formate auf Basis der Norm EN 16931)
• Nahtloses Management von Formatkonvertierungen, wodurch manuelle Eingriffe oder die Pflege mehrerer Integrationspunkte entfallen
• Übermittlung von Rechnungen über die korrekten behördlichen oder zertifizierten Kanäle
• Anwendung lokaler Validierungsregeln vor dem Versand
• Statusverfolgung während des gesamten Prozesses von der Annahme bzw. Ablehnung bis hin zur Berichterstattung

So können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen auch bei Regeländerungen einhalten, ohne ihre Prozesse für jedes Land umgestalten zu müssen.

ONESOURCE wird über den gesamten Lebenszyklus der Lösung in Ihrem Hause hinweg gewartet, gepflegt und weiterentwickelt. Dazu gehören:

• Strukturierte Implementierungsmethoden für eine effiziente Inbetriebnahme
• Laufende automatische Aktualisierungen der regulatorischen Inhalte bei Änderungen von Vorschriften und Steuersätzen
• Laufende Überwachung von Vorschriftenänderungen und Formataktualisierungen
• Operativer Kundensupport im laufenden Betrieb

Hierdurch ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nur zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme gewährleistet, sondern auch im Zuge der ständigen Weiterentwicklung der Vorschriften.

ERP-Systeme decken ein breites Spektrum an Geschäftsfunktionen ab. Eine Steuer-Engine (Tax Engine) ist dagegen speziell auf die Komplexität indirekter Steuern bei der weltweiten Lieferung von Waren und Dienstleistungen ausgelegt. Zu den wichtigsten Unterschieden gehören:

• Produktsteuerkodierung (USA) und Steuersatzabfrage in Echtzeit speziell für die indirekte Besteuerung
• Compliance für indirekte Steuern unter Berücksichtigung der Regelungen in verschiedenen Rechtsordnungen
• Globale Steuerdaten, die innerhalb der Engine verwaltet und gepflegt werden, wodurch relevante gesetzliche Änderungen automatisch auf Transaktionen angewendet werden

Dieser spezialisierte Ansatz sichert eine höhere Genauigkeit, weniger manuellen Arbeitsaufwand und ein geringeres Compliance-Risiko als die alleinige Nutzung der Steuerfunktionen eines ERP-Systems.

Indem der Abgleich von E-Rechnungs- und Umsatzsteuererklärungsdaten auf Einzelpostenebene automatisiert wird, entfällt die manuelle Vorarbeit. Abweichungen werden automatisiert erkannt, eingeordnet und priorisiert. So kann sich Ihr Team voll und ganz auf die schnelle Beseitigung von Fehlern konzentrieren – anstatt auf die Fehlersuche.

Zu den wichtigsten zeitsparenden Funktionen gehören:

• Wegfall manueller Datenextraktion – die Daten kommen direkt von ONESOURCE Pagero und ONESOURCE Indirect Compliance AI, wodurch Daten nicht mehr aus mehreren Systemen abgerufen und umformatiert werden müssen
• Sofortiges Erkennen von Abweichungen – Unterschiede auf Zeilenebene werden automatisch identifiziert und klassifiziert – mit klarer Priorisierung aller Abweichungen, die Einfluss auf Erklärungen haben
• Flexible Datenimporte – es können Daten aus beliebigen anderen Quellen importiert werden, sodass Sie Ihren Abgleich systemübergreifend an einem Ort standardisieren können
• Revisionssichere Datensätze – die Ergebnisse des Kontenabgleichs werden strukturiert und abgespeichert, sodass Ihr Team jederzeit vorbereitet ist, ohne zusätzlichen Aufwand zum Revisionszeitpunkt

So dauert der Abgleich nur noch Stunden anstelle von Tagen – und das Team braucht weniger Zeit zur Datenverwaltung und erhält mehr Freiraum für Entscheidungen.

Mit der richtigen Grundlage, ja – und genau hierfür wurde ONESOURCE Indirect Compliance AI entwickelt.

Die KI-Lösung „ONESOURCE Indirect Compliance AI“ kombiniert agentenbasierte KI mit den Steuerdaten, die von den Fachleuten von Thomson Reuters gepflegt werden, Sie deckt damit Vorschriften, Steuersätze und Meldepflichten im Bereich der indirekten Steuern in Ländern weltweit ab. Entsprechend stellt sie keine fundierten Vermutungen an – sie stützt sich auf dieselbe geprüfte Wissensdatenbank, auf die sich auch menschliche Steuerexperten verlassen.

Mit Human‑in‑the‑Loop bleibt die Kontrolle bei Ihrem Team – die KI nimmt Ihnen nur die manuellen, zeitraubenden Aufgaben ab.