Betalningstiderna ökar: så stärker du företagets kassaflöde

Den största konsekvensen av längre betalningstider är påverkan på kassaflödet. Kostnader för löner, inköp och skatter uppstår löpande, medan intäkterna kommer först när kunden betalar. Det gör att företaget behöver ligga ute med pengar, även om affären i sig är lönsam.

Skillnaden är viktig: lönsamhet handlar om resultat över tid, medan kassaflöde handlar om när pengarna faktiskt finns tillgängliga. Ett företag kan visa vinst, men ändå få problem att betala sina löpande kostnader.

Varje skickad faktura innebär att du ger din kund ett räntefritt lån. Ju längre betalningstiderna blir, desto större blir lånet.

När betalningar dröjer märks det snabbt i vardagen. Organisationen behöver ofta lägga mer tid på att följa upp sena betalningar. Det innebär ökad administration, mer manuellt arbete och högre indirekta kostnader. Samtidigt försämras förutsägbarheten i kassaflödet, vilket gör planeringen svårare.

För många företag leder det till att investeringar skjuts upp eller finansieras med extern kredit. Fokus flyttas från tillväxt och utveckling till kortsiktig likviditetshantering. Försenade betalningar kan också vara en tidig signal om ökad kreditrisk. När en kund börjar betala sent kan det indikera försämrad betalningsförmåga, vilket ytterligare ökar osäkerheten för leverantören.

Om ditt företag fakturerar 500 000 kronor per månad innebär det en årsomsättning på 6 miljoner kronor. Vid 90 dagars betalningstid har du konstant cirka 1,48 miljoner kronor i genomsnitt bundet i kundfordringar.

Vid 30 dagars betalningstid hade motsvarande siffra varit cirka 493 000 kronor.

Skillnaden – nästan 1 miljon kronor – är kapital som är intjänat men inte tillgängligt.

Det är pengar som hade kunnat användas till att:

• betala löner
• göra investeringar
• hantera oförutsedda kostnader
• ta nästa affär

Istället ligger de bundna i väntan på betalning.

I vissa fall är effekten ännu större. Vid upplägg som omvänd factoring, där storföretag finansierar sina leverantörsskulder via tredje part, kan avtalade betalningstider ligga på 75-93 dagar. För leverantören innebär det att vänta upp till tre månader på betalning.

De flesta företag är väl medvetna om utmaningen och arbetar aktivt för att hantera den. Vanliga åtgärder är:

Förhandling av betalningsvillkor
Många företag försöker korta ner betalningstider i sina avtal. Det är ofta svårt, särskilt gentemot större kunder.

Bankfinansiering
Checkkredit eller traditionella lån används för att täcka likviditetsbehov. Nackdelen är att det ökar skuldsättningen och är begränsat av företagets återbetalningsförmåga.

Manuell uppföljning och påminnelser
Interna resurser läggs på att jaga betalningar. Det är tidskrävande, försvårar expansion och flyttar fokus från kärnverksamheten.

Prisjusteringar
Vissa företag försöker kompensera för kapitalbindningen genom högre priser. Det riskerar att påverka konkurrenskraften negativt.

Tydliga avtal och dröjsmålsränta
Ränta vid sen betalning kan förbättra betalningsdisciplinen, men löser inte grundproblemet – att kapitalet är bundet under tiden.

Gemensamt för metoderna är att de ofta hanterar symptomen snarare än orsaken. Kapitalet förblir bundet i kundfordringar, och kreditrisken ligger kvar hos leverantören.

Ett mer direkt sätt att hantera problemet är att frigöra kapitalet som redan finns i verksamheten.

Factoring innebär att du säljer dina kundfordringar och får betalt direkt, istället för att vänta på kundens betalning. Till skillnad från traditionell bankfinansiering handlar det inte om att ta ett lån, utan om att omvandla en befintlig tillgång till likvida medel.

I ONESOURCE Pagero Factoring är processen integrerad i det befintliga fakturaflödet. Det innebär att du kan:

• få betalt direkt när fakturan skickas
• överlåta kreditrisken
• förbättra kassaflödet utan att öka skuldsättningen
• minska administrativt arbete

Allt sker i samma system och utan att nya processer behöver införas.

Varje obetald faktura representerar kapital som redan är intjänat. Varje gång du fakturerar ger du kunden en betalningsfrist – i praktiken ett räntefritt lån. När kapitalet blir tillgängligt direkt skapas bättre förutsättningar för både stabilitet och tillväxt. 

Betalningstider är inte bara en administrativ fråga, det är en strategisk. Ett reaktivt arbetssätt, där betalningar inväntas och problem hanteras i efterhand, räcker sällan.

Istället behöver företag arbeta mer proaktivt med sin likviditet genom att:

• förstå hur kapital binds i kundfordringar
• identifiera risker i kundportföljen
• skapa flexibilitet i finansieringen

Det handlar i grunden om att ta kontroll över när pengarna faktiskt finns tillgängliga.

ONESOURCE Pagero Factoring gör det möjligt att omvandla utestående fakturor till likvida medel direkt, inom ramen för ditt befintliga e-fakturaflöde. Du får bättre kontroll över kassaflödet, minskar den finansiella osäkerheten och frigör resurser som kan användas där de gör mest nytta.