ViDA in Deutschland: Warum die Umsetzung für Unternehmen zur Business-Continuity-Frage wird

Das ist das deutsche ViDA-Paradox.

44 Prozent der befragten deutschen Unternehmen geben an, mit ViDA sehr vertraut zu sein. Gleichzeitig haben 23 Prozent noch nie davon gehört. Damit entsteht kein Bild eines einheitlich vorbereiteten Marktes, sondern eine deutliche Spaltung: Ein Teil der Unternehmen beschäftigt sich bereits intensiv mit Technologie, Governance und Umsetzung. Ein anderer Teil hat die Tragweite der kommenden Veränderungen offenbar noch nicht erfasst.

Für deutsche Unternehmen ist das riskant. Denn ViDA ist keine abstrakte EU-Regulierung, die erst in einigen Jahren relevant wird. Die Reform verändert, wie Unternehmen E-Rechnungen erstellen, Umsatzsteuerdaten melden, Transaktionen validieren und Compliance in laufende Geschäftsprozesse integrieren. Wer zu spät beginnt, riskiert nicht nur steuerliche Probleme, sondern operative Störungen.

Kurz gesagt: ViDA wird in Deutschland nicht nur zur Steuer- oder IT-Frage. ViDA wird zur Business-Continuity-Frage.

ViDA steht für VAT in the Digital Age. Das EU-Reformpaket soll die Umsatzsteuer-Compliance in Europa digitalisieren und stärker harmonisieren. Im Zentrum stehen strukturierte elektronische Rechnungen, digitale Meldepflichten und die nahezu echtzeitfähige Übermittlung von Umsatzsteuerdaten.

ViDA führt Organisationen weg von periodischer, manueller Compliance hin zu digitalen Echtzeitprozessen, die automatisiert ablaufen. Für Unternehmen bedeutet das: Umsatzsteuer-Compliance wandert näher an den eigentlichen Geschäftsvorfall heran. Korrekte Daten, passende Rechnungsformate, saubere Stammdaten, valide Umsatzsteuer-IDs, verlässliche Systemintegration und digitale Reporting-Prozesse werden wichtiger als bisher.

ViDA betrifft damit nicht nur Steuerabteilungen. Auch Finance, Accounting, IT, Legal, Procurement, Vertrieb und operative Einheiten müssen künftig enger zusammenarbeiten.

Mit Juli 2030 liegt der Zeitpunkt, ab dem grenzüberschreitende E-Rechnung und digitales Reporting in allen EU-Mitgliedstaaten skalierbar funktionieren müssen, nicht mehr allzu fern. Deutschland ist stark in internationale Lieferketten eingebunden. Viele Unternehmen arbeiten grenzüberschreitend, nutzen komplexe ERP-Landschaften und betreiben Geschäftsmodelle mit zahlreichen europäischen Märkten. Genau deshalb ist ViDA für deutsche Unternehmen besonders relevant.

Der ViDA Readiness Report 2026 von Thomson Reuters zeigt: Viele deutsche Unternehmen sehen ViDA bereits nicht mehr nur als klassisches Steuerprojekt. Stattdessen verbinden sie ViDA mit Systemmodernisierung, Echtzeit-Reporting, Datenqualität und Governance. Das ist grundsätzlich ein positives Signal. Es zeigt, dass ein Teil des Marktes verstanden hat, wie stark ViDA operative Prozesse verändern wird.

Gleichzeitig zeigt der Report aber auch erhebliche Lücken. 51 Prozent der deutschen Unternehmen berichten, dass ihre Aktivitäten noch fragmentiert über einzelne Länder hinweg laufen. Nur 33 Prozent haben ein finanziertes ViDA-Programm oder ein Programm, das bereits in die digitale Finance-Transformation eingebettet ist. Das bedeutet: Viele Unternehmen wissen zwar, dass Handlungsbedarf besteht, haben daraus aber noch keine zentral gesteuerte Umsetzung gemacht.

Einer der wichtigsten Befunde des Reports lautet: Bekanntheit bedeutet noch keine Umsetzungsreife.

In Deutschland sagen 44 Prozent der befragten Unternehmen, sie seien sehr vertraut mit ViDA. Weitere 33 Prozent sind zumindest etwas vertraut. Das klingt zunächst nach einem hohen Wissensstand. Doch gleichzeitig haben 23 Prozent noch nie von ViDA gehört.

Noch deutlicher wird die Lücke beim Blick auf die Umsetzung. Viele Unternehmen sind zuversichtlich, die ViDA-Vorgaben bis 2030 erfüllen zu können. Aber Zuversicht ersetzt keine Roadmap, kein Budget, keine Systemintegration und keine Governance.

Besonders auffällig ist die Diskrepanz zwischen Zuversicht und praktischer Ausführung: 77 Prozent der deutschen Befragten sind zuversichtlich, ViDA-Compliance bis 2030 zu erreichen. Gleichzeitig verfügen nur 33 Prozent über ein finanziertes Programm oder ein Programm, das bereits in die digitale Finance-Transformation eingebettet ist. Viele Unternehmen trauen sich die Umsetzung also zu, haben dafür aber noch nicht überall die notwendigen strukturellen Voraussetzungen geschaffen.

Das ist besonders herausfordernd, weil ViDA nicht über Nacht umgesetzt werden kann. Unternehmen sind gezwungen, ihre EU-Präsenz, ihre Umsatzsteuerregistrierungen, ihre Rechnungsprozesse, ihre Systeme, ihre Stammdatenqualität und ihre Reporting-Anforderungen zu überprüfen. Je umfangreicher die internationalen Verwebungen in einem Unternehmen sind, desto komplexer wird diese Aufgabe.

Wer erst dann startet, wenn alle nationalen Details final geklärt sind, könnte wertvolle Zeit verlieren. Denn in Deutschland könnte sich das noch bis ins Jahr 2028 verzögern. Dann erst endet nämlich  die mehrstufige Einführungsphase der elektronischen B2B-Rechnung, welche unter anderem auch als Brückentechnologie für das nationale digitale Meldesystem zur Umsatzsteuer dienen soll. 

Ein zentraler Risikofaktor für die ViDA-Umsetzung in Deutschland ist die fragmentierte Vorbereitung.

Laut Report laufen bei 51 Prozent der deutschen Unternehmen die Aktivitäten noch über einzelne Länder hinweg. Das ist verständlich, weil viele Unternehmen historisch gewachsene Länderorganisationen, lokale Steuerteams und nationale ERP-Setups haben.

ViDA macht jedoch nicht nur lokale Anpassungen notwendig. Unternehmen brauchen eine übergreifende Sicht auf ihre europäischen Prozesse. Sie müssen verstehen, welche Transaktionen betroffen sind, welche Systeme Daten liefern, welche Steuerlogiken angewendet werden, welche E-Invoicing-Anforderungen gelten und wie digitale Meldungen zuverlässig an Steuerbehörden übermittelt werden können.

Eine rein länderspezifische Umsetzung kann kurzfristig pragmatisch wirken. Langfristig drohen jedoch Doppelarbeit, unterschiedliche Datenstandards, widersprüchliche Prozesse und höhere Betriebskosten. Unternehmen brauchen deshalb eine zentrale Steuerung, die lokale Besonderheiten berücksichtigt, aber nicht in nationalen Speziallösungen steckenbleibt.

Die deutschen Ergebnisse zeigen keine pauschale Umsetzungsschwäche. In einigen Bereichen melden Unternehmen bereits eine vergleichsweise starke operative Basis. Bei Stammdatenqualität und Kundenverifikation sehen sich 58 Prozent gut vorbereitet. Ebenfalls 58 Prozent fühlen sich beim digitalen Tracking von Warenbewegungen gut aufgestellt. Bei der Fähigkeit zum Echtzeit-Austausch von E-Rechnungen melden 50 Prozent eine gute Vorbereitung. Nicht so weit ist man hingegen oft in genau den Bereichen, in denen ViDA in digitale Steuer- und Reporting-Prozesse eingreift. Nur 28 Prozent sehen sich bei der Integration zwischen Rechnungssystemen und VAT-Reporting gut vorbereitet. Bei der Echtzeit-Umsatzsteuerbestimmung sind es 35 Prozent, bei der Echtzeit-Validierung 33 Prozent.

Viele Unternehmen kennen ihre operativen Prozesse also sehr genau. Die ViDA-Herausforderung liegt jedoch darin, diese Prozesse mit Steuerlogik, Datenqualität, E-Invoicing und digitalem Reporting so zu verbinden, dass Compliance künftig in Echtzeit funktioniert.

Hinzu kommt eine gewisse Unsicherheit über die weitere praktische Ausgestaltung – gerade in Bezug auf die mehrstufige Einführung der elektronischen Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland zwischen 2025 und 2028. Viele Unternehmen wissen, dass zusätzliche Digitalisierungsschritte kommen. Einige warten jedoch offenbar noch auf klarere Signale zu Umsetzung, Meldesystemen und langfristigen Anforderungen. Gerade deshalb sollten Unternehmen die Zeit nutzen, um Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten vorzubereiten, statt erst auf finale Detailvorgaben zu reagieren.

Ein besonders auffälliger Befund betrifft die Technologieentscheidung: 82 Prozent der befragten deutschen Unternehmen planen spezialisierte Drittanbieter-Lösungen für E-Invoicing und Compliance. Nur 10 Prozent wollen bestehende ERP-Systeme erweitern oder upgraden. 8 Prozent setzen auf individuelle Inhouse-Lösungen. Europaweit liegt die geplante Drittanbieter-Quote hingegen deutlich unter 60 Prozent.

Das ist ein starkes Signal. Viele deutsche Unternehmen scheinen erkannt zu haben, dass ViDA und nationale E-Invoicing- beziehungsweise CTC-Anforderungen nicht einfach durch eine kleine ERP-Anpassung gelöst werden können.

Die Anforderungen sind zu vielschichtig: strukturierte E-Rechnungen, länderspezifische Formate, Validierungslogiken, Meldesysteme, Schnittstellen zu Steuerbehörden, Echtzeitfähigkeit und laufende regulatorische Änderungen. Eine spezialisierte Lösung kann helfen, diese Komplexität zentraler und skalierbarer zu managen.

Auch hier gilt jedoch: Eine Technologieentscheidung ist nicht dasselbe wie Umsetzung. Unternehmen müssen nicht nur eine Lösung auswählen, sondern auch klare Governance, eine Datenstrategie und funktionsübergreifende Verantwortung etablieren. Andernfalls bleiben sie anfällig.

Besonders kritisch ist ein weiterer Befund: In Deutschland sind zwar 95 Prozent der Tax-Teams, 90 Prozent der Finance-Teams und 73 Prozent der C-Suite in ViDA-Diskussionen eingebunden. Aber nur 20 Prozent der Unternehmen binden IT-Teams sinnvoll in die Readiness-Planung ein.

Das ist riskant. ViDA ist zwar kein reines IT-Projekt. Aber ohne Einbindung der IT-Abteilung lassen sich Echtzeit-Reporting, Systemintegration, Datenflüsse und Schnittstellen zu Steuerbehörden nicht belastbar umsetzen. Wenn die IT zu spät eingebunden wird, kann sich das später in Technologieentscheidungen, Compliance-Anforderungen und operativen Prozessen widerspiegeln.

So gehört auch die Integration zwischen Rechnungssystemen und VAT-Reporting-Systemen zu den am wenigsten entwickelten Fähigkeiten. Nur 28 Prozent der deutschen Unternehmen sehen sich hier gut vorbereitet. Auch bei Echtzeit-VAT-Bestimmung und Echtzeit-Validierung zeigen sich Lücken.

Gerade deshalb muss IT früh eingebunden werden. Unternehmen müssen prüfen, ob ihre ERP-Systeme, E-Invoicing-Lösungen, Steuer-Engines, Stammdatensysteme und Reporting-Prozesse künftig zuverlässig zusammenspielen. Werden technische Entscheidungen zu früh ohne Compliance- und IT-Abgleich getroffen, drohen spätere Integrationsprobleme.

Viele Unternehmen betrachten Steuer-Compliance vor allem als Frage von Fristen, Meldungen und möglichen Sanktionen. Der Report zeigt jedoch: Die ViDA-Reformen haben spürbare Auswirkungen auf Fragen der Business-Continuity.

In Deutschland fürchten 64 Prozent der Unternehmen, dass fehlende Compliance den Geschäftsbetrieb stören könnte. 62 Prozent sorgen sich um abgelehnte Rechnungen. 46 Prozent sehen Reputationsschäden als Risiko. 44 Prozent fürchten Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung.

Das zeigt: ViDA ist nicht nur ein Thema für Steuerabteilungen. Wenn Rechnungen nicht korrekt ausgestellt, validiert, übermittelt oder verarbeitet werden können, betrifft das schnell den laufenden Geschäftsbetrieb. Zahlungen können sich verzögern. Kundenbeziehungen können leiden. Prozesse im Order-to-Cash und Procure-to-Pay können ins Stocken geraten.

ViDA-Reformen können sich auf Cashflow, Working Capital, Zahlungszyklen, Lieferketten und operative Stabilität auswirken. Damit gehört diese Transformation klar auf die Agenda der Geschäftsführung.

Der ViDA Readiness Report zeigt auch, dass viele deutsche Unternehmen die Reform als Chance sehen.

69 Prozent der deutschen Unternehmen nennen bessere Datenqualität und mehr Transparenz als wichtigsten potenziellen Vorteil. Das ist bemerkenswert. Denn damit rückt ViDA über reine Compliance hinaus. Weitere erwartete Vorteile unterstreichen das: 46 Prozent sehen ein geringeres VAT-Compliance-Risiko, 33 Prozent erwarten weniger manuelle Verarbeitung – und ebenfalls 33 Prozent verbinden ViDA mit schnelleren Zahlungszyklen. Der Nutzen liegt damit nicht nur in regulatorischer Sicherheit, sondern auch in effizienteren Prozessen und besserer Steuerbarkeit.

Saubere, strukturierte und aktuelle Steuer- und Rechnungsdaten können Unternehmen helfen, Prozesse besser zu steuern, Risiken früher zu erkennen und Entscheidungen auf einer besseren Datengrundlage zu treffen. Für Unternehmen mit internationalen Geschäftsprozessen kann das ein großer strategischer Vorteil sein.

Wer das ViDA-Reformpaket als Transformation von Tax, Finance, Daten und Prozessen versteht, kann als Unternehmen langfristig von höherer Automatisierung, besserer Audit-Readiness, transparenteren Geschäftsprozessen und kürzeren Zahlungszielen profitieren.

Der Zeitrahmen für die Erfüllung der ViDA-Anforderungen ist enger, als es zunächst erscheinen mag, da nationale Vorgaben bereits eingeführt werden – auch in Deutschland.

Je nachdem, wo ein Unternehmen heute steht, unterscheiden sich die nächsten Schritte.

• Für Unternehmen ohne formales oder nur fragmentiertes ViDA-Programm geht es zunächst darum, überhaupt strukturiert zu starten. In Deutschland betrifft das einen besonders relevanten Teil des Marktes: 50 Prozent der deutschen Befragten berichten, dass ihre Aktivitäten noch fragmentiert über einzelne Länder hinweglaufen. Diese Unternehmen sollten einen klaren ViDA-Lead benennen und prüfen, ob die Verantwortung beim CFO oder einer anderen C-Level-Rolle liegen sollte. Denn ViDA ist eine organisatorische Transformation, die Tax, Finance, IT und Operations gemeinsam betrifft. Außerdem sollten Unternehmen ihren vollständigen EU-Footprint, ihre Umsatzsteuerregistrierungen, Transaktionsflüsse und regulatorische Risiken über alle betroffenen EU-Länder hinweg erfassen. Auf dieser Grundlage können sie eine konsistente, grenzüberschreitende Datenarchitektur aufbauen, bevor sie sich auf eine konkrete Technologie- oder Prozess-Roadmap festlegen.

• Unternehmen in der Assessment- oder Roadmap-Phase stehen an einem kritischen Punkt. In Deutschland befinden sich 18 Prozent der Befragten in dieser Phase. Der Report macht deutlich: Hier können Zuversicht, Technologieentscheidungen und Fortschritt schnell ins Stocken geraten. Entscheidend ist deshalb der Schritt von der Bewertung zur finanzierten Umsetzung. Unternehmen sollten Executive Sponsorship sichern, formale Budgets bereitstellen und besonders die Grundlagen angehen, die Echtzeit-Reporting später häufig erschweren: Stammdatenqualität, KYC-Prozesse und klare Verantwortlichkeiten. Gleichzeitig sollten sie den geschäftlichen Nutzen von ViDA intern klar und deutlich kommunizieren, damit die Umsetzung nicht als reines Compliance- oder IT-Projekt verstanden wird.

• Für Unternehmen mit finanziertem oder bereits laufendem ViDA-Programm verschiebt sich der Schwerpunkt. In Deutschland haben 10 Prozent der Befragten ein finanziertes Programm mit zentraler Governance, weitere 23 Prozent haben ViDA bereits in die digitale Finance-Transformation eingebettet. Für diese Unternehmen geht es nun darum, mit der EU-weiten Frist 2030 und den nationalen Mandaten einzelner Mitgliedstaaten Schritt zu halten. Systeme sollten gezielt auf Integration getestet werden, damit Echtzeit-E-Rechnung und VAT-Reporting nahtlos zusammenspielen. Außerdem brauchen reifere Programme eine Strategie für kontinuierliche Optimierung, weil ViDA kein einmaliges Implementierungsprojekt ist, sondern Teil einer laufenden digitalen Transformation von Tax, Finance und Compliance wird.

Der ViDA Readiness Report und die Befragung auf dem deutschen Markt zeigen eine klare Spaltung: Einige Unternehmen sind bei ViDA bereits weit fortgeschritten, während andere noch deutlich zurückliegen.

Ein Teil der Unternehmen ist bereits weit: Sie kennen die ViDA-Anforderungen, beschäftigen sich mit Speziallösungen, betrachten Datenqualität strategisch und beginnen, Governance im Rahmen der eigenen Transition-Programme aufzubauen. Ein anderer Teil hat ViDA noch nicht auf dem Radar oder arbeitet noch zu fragmentiert, um echte Readiness zu erreichen.

Genau darin liegt das deutsche ViDA-Paradox.

Entscheidend ist jetzt nicht, ob Unternehmen ViDA grundsätzlich kennen. Entscheidend ist, ob sie daraus konkrete Umsetzung ableiten: Governance, Datenqualität, Technologiearchitektur, Ressourcenplanung und funktionsübergreifende Verantwortung.

Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Unternehmen Awareness in tatsächliche Umsetzung übersetzen können. Wer früh handelt, kann ViDA nutzen, um E-Invoicing, digitale Steuer-Compliance, Datenqualität und Prozesse nachhaltig zu verbessern. Gleichzeitig bietet ViDA die Chance, die Steuerfunktion im Unternehmen strategisch aufzuwerten: Weg von nachgelagerter Kontrolle, hin zu einer aktiveren Rolle bei Daten, Systemen, Governance und Geschäftsprozessen. Wer dagegen wartet, riskiert steigenden Umsetzungsdruck, fragmentierte Lösungen und operative Störungen.

Der aktuelle ViDA Readiness Report 2026 von Thomson Reuters zeigt im Detail, wo deutsche und europäische Unternehmen heute stehen, welche Lücken bestehen und welche Schritte jetzt wichtig werden.