Sverige kan e-fakturering. Men är svenska företag redo för ViDA?

Strukturerade e-fakturor har varit ett krav för leverantörer till offentlig sektor sedan 2019. Mellan företag är användningen frivillig men utbredd. Peppol och andra elektroniska format har blivit en del av Sveriges affärsinfrastruktur. Det har gett svenska företag praktisk erfarenhet som företag på mindre digitaliserade marknader fortfarande kan sakna.

Den erfarenheten är en tydlig fördel. Men den kan också bidra till att förklara ett av de mest anmärkningsvärda resultaten i den svenska delen av Thomson Reuters Institutes ViDA Readiness-undersökning 2026: svenska företag känner stor tillförsikt inför sin förmåga att hantera ViDA, trots att relativt få har kommit längre än de första förberedande stegen.

Resultaten tyder på att svenska företag vet vad som krävs, men att de konkreta förberedelserna fortfarande befinner sig i ett tidigt skede.

För att få en tydligare bild av hur svenska företag förhåller sig till ViDA analyserade Thomson Reuters Institute svaren från de svenska deltagarna i ViDA Readiness Report 2026 separat. Analysen visar att de flesta svenska företag känner till de kommande förändringarna och har stor tillförsikt till sin förmåga att anpassa sig. Samtidigt befinner sig många fortfarande i början av sina ViDA-förberedelser.

Av de 28 svenska skatte- och ekonomispecialister som deltog i undersökningen uppgav samtliga att de åtminstone hade viss kännedom om ViDA. Samtliga ansåg att deras företag hade god eller mycket god förståelse för vad kraven innebär. Inför 2030, då kraven ska vara uppfyllda, uppgav samtliga att de var övertygade om att företaget låg i fas.

Vid första anblick ger siffrorna en positiv bild. Men en närmare granskning visar ett tydligt glapp mellan företagens tillförsikt och hur långt de faktiskt har kommit i förberedelserna.

Endast 15 procent av de tillfrågade uppgav att deras företag antingen hade ett finansierat ViDA-projekt eller hade integrerat ViDA i sin övergripande digitala strategi. Övriga analyserade fortfarande hur ViDA skulle påverka företaget, tog fram en projektplan, arbetade med olika insatser utan tydlig samordning eller saknade helt en formell handlingsplan.

Många svenska företag känner till att ViDA står för dörren, men har ännu inte fullt ut mött den komplexitet som följer med de nya kraven. När de börjar analysera sina system, data och processer på djupet riskerar den initiala tillförsikten sättas på prov innan den vilar på en verklig beredskap.

Mönstret stämmer överens med vad som i den europeiska undersökningen kallas ”självförtroendekurva”. Företag som befinner sig i början av förberedelserna tenderar att känna stor tillförsikt. När de kommer längre i omställningen och komplexiteten blir tydligare minskar tillförsikten ofta, för att sedan öka igen när arbetet har mognat. Sverige tycks just nu befinna sig i den första fasen.

Svenska företag kan därför känna en trygghet som ännu inte är fullt underbyggd. De ser förändringen komma, tror att de kan hantera den och har ofta stor erfarenhet av e-fakturering. Men många har ännu inte omsatt den erfarenheten i ett strukturerat ViDA-arbete med avsatt finansiering, tydlig styrning och medverkan från alla berörda funktioner.

Sveriges långa erfarenhet av e-fakturering ger företagen ett viktigt försprång. Företag som redan arbetar med strukturerade e-fakturor har ett bättre utgångsläge för omställningen. Kraven inom den offentliga sektorn har dessutom bidragit till att etablera de standarder, nätverk och tjänster som behövs för e-fakturering.

Men att vara redo för ViDA innebär betydligt mer än att kunna skicka och ta emot e-fakturor.

Faktureringen måste kopplas samman med korrekt momsberäkning, digital rapportering, validering på transaktionsnivå, avstämningar och tillförlitliga dataflöden i flera länder. Det ställer krav inte bara på faktureringssystemen, utan också på kvaliteten på masterdata, integrationen mellan system och samarbetet mellan skatte-, ekonomi-, IT- och verksamhetsfunktionerna.

Skillnaden framträder tydligt i de svenska resultaten. Hälften av de tillfrågade bedömde att deras organisation är väl förberedd för fakturadata i realtid, momshantering i realtid och digital spårning av varuflöden. Däremot ansåg endast 27 procent att de var väl rustade för att integrera faktureringssystem med momsrapportering. Bara 21 procent uppgav att de är väl förberedda när det gäller kvaliteten på masterdata samt verifiering av kunder och leverantörer.

Sveriges starka position inom e-fakturering ger företag ett försprång, men är inte detsamma som fullständig ViDA-beredskap. Även digitalt mogna organisationer kan ha ett betydande arbete framför sig inom datastyrning, momslogik, systemintegration och rapportering i flera länder.

Det finns ytterligare ett skäl till att svenska företag redan kan ha börjat uppmärksamma ViDA.

Sverige har en relativt liten inhemsk marknad och ett näringsliv med starka internationella relationer. Många svenska företag etablerar sig tidigt på andra marknader och är därför vana vid att hantera olika skatteregler, faktureringsrutiner och regulatoriska krav.

För svenska företag med internationell verksamhet är ViDA inte en avlägsen EU-fråga som kan vänta till 2030. Flera europeiska länder håller redan på att införa nationella krav på e-fakturering och digital rapportering. Svenska företag måste därför kunna uppfylla reglerna på de marknader där kraven träder i kraft tidigare.

Belgien och Polen har redan infört obligatorisk e-fakturering, medan Frankrike stegvis inför sina egna krav. För svenska företag som verkar internationellt handlar utmaningen därför allt mer om att navigera mellan flera parallella regelverk, snarare än att förbereda sig inför en enda framtida tidsfrist.

Det kan också förklara varför de svenska deltagarna i undersökningen ännu inte har enats om vilken teknisk väg de ska välja. 39 procent räknar med att använda en specialiserad tredjepartslösning, 29 procent ser framför sig en kombination av flera lösningar, 21 procent överväger en egen skräddarsydd lösning och 11 procent planerar att bygga ut eller uppgradera sitt ERP-system. Svarsfördelningen tyder på att marknaden fortfarande utvärderar hur befintliga system kan utvecklas till en skalbar lösning som fungerar i flera länder.

De svenska resultaten visar också att ViDA fortfarande främst ses som en skattefråga. Skattefunktionen deltog i diskussionerna om förberedelser hos 79 procent av företagen, jämfört med 57 procent för ekonomifunktionen, 32 procent för IT och 14 procent för digital transformation. Ledningsgruppen var involverad hos 68 procent av företagen, vilket är en förhållandevis hög andel.

Ledningens engagemang är positivt. Däremot är IT-funktionens begränsade medverkan anmärkningsvärd, eftersom integration och systembegränsningar är några av de tydligaste hindren i förberedelserna.

ViDA kan inte genomföras av skattefunktionen ensam. De kan regelverket men ekonomifunktionen äger många av processerna, IT ansvarar för arkitekturen och verksamheten genererar en stor del av den underliggande transaktionsdatan. Funktionerna behöver involveras tidigt om svenska företag ska kunna gå från kännedom om kraven till ett samordnat arbete som fungerar i flera länder.

Resursbehovet behöver också ses över. Trots att 61 procent av de tillfrågade ansåg att företaget hade de resurser som behövdes i dag, räknade 75 procent med att det löpande förvaltningen och underhållet skulle kräva mer resurser framöver.

Det behöver inte innebära att ViDA leder till varaktigt högre kostnader. Många svenska företag håller fortfarande på att välja lösning och har kanske ännu inte räknat på de långsiktiga vinsterna av automatisering, bättre data och mindre manuellt arbete. De svenska deltagarna lyfte också fram bättre datakvalitet och ökad insyn, mindre manuell hantering samt mindre risk för fel i momshanteringensom några av ViDA:s viktigaste potentiella fördelar.

Nyckeln är att ta vara på dessa möjligheter redan från början och göra dem till en del av affärskalkylen, istället för att betrakta ViDA-förberedelserna som en ren kostnad för att möta en framtida tidsfrist. 

Konsekvenserna av att hamna efter missförstås också ofta. Det är lätt att fokusera på eventuella böter, men för många företag handlar den mest akuta risken snarare om den dagliga verksamheten. I takt med att fakturering och rapportering blir allt mer digitaliserad och sammanlänkad kan brister i regelefterlevnaden påverka själva affärsflödet. Försenade eller avvisade fakturor, svårigheter att säkerställa korrekt momshantering, ökad granskning från myndigheter och störningar i internationella handelsprocesser kan skapa operativa hinder långt innan sanktioner blir ett påtagligt problem.

För svenska företag som verkar internationellt kan förmågan att fakturera kunder, hantera transaktioner och säkerställa effektiva varuflöden vara det starkaste argumentet för att påbörja förberedelserna i god tid.

Svenska företag har goda skäl att känna tillförsikt. De har stor erfarenhet av e-fakturering, hög digital kompetens och är vana att verka internationellt.

Men tillförsikten blir värdefull först när vilar på testade system, tillförlitliga data, tydligt ägarskap och en finansierad genomförandeplan.

För företag som fortfarande bedömer sin beredskap bör den första prioriteringen vara att identifiera var den befintliga e-faktureringsförmågan slutar och vad som återstår för fullständig ViDA-beredskap Det innebär att kartlägga gränsöverskridande krav, granska masterdata, testa integrationen mellan fakturering och momsrapportering, fördela ansvaret mellan berörda funktioner och bedöma om den valda tekniken kan skalas till flera länder.

Sverige behöver inte börja från noll. Men företagen får inte utgå från att den höga mognaden inom e-fakturering redan har löst den betydligt mer komplexa uppgift som väntar.

Nästa steg är att bygga vidare på den starka digitala grunden och skapa ett välstyrt, skalbart ViDA-arbete som fungerar i praktiken på flera marknader.