AI nästan överallt – nio av tio företag stämmer fortfarande av momsen manuellt

I praktiken kan en och samma försäljning registreras i flera system, till exempel affärssystemet, skattemotorn och e-fakturaplattformen. Innan en momsdeklaration lämnas måste företaget kontrollera att fakturor, momsbelopp och kreditnotor stämmer överens mellan systemen.

Det arbetet är fortfarande till stor del manuellt. I Sverige gör 27% av de tillfrågade avstämningen helt manuellt och ytterligare 60% delvis manuellt. Bara omkring en av tio skatteavdelningar har automatiserat processen fullt ut.

Bland de svenska svarande som använder mer än ett system uppger 88% att den manuella avstämningen ökar arbetsbördan märkbart. Det är därför inte förvånande att avstämning är den uppgift som flest svenska skatteavdelningar i undersökningen vill automatisera under det kommande året: 57%, jämfört med 47% i Europa som helhet.

Men att automatisera arbetet är inte alltid enkelt. Bland de hinder för investeringar i teknik eller AI som svenska svarande oftast nämner finns begränsade budgetar, oro för datasäkerheten, att införandet går långsamt och brist på egen kompetens. Vart och ett av dem nämns av hälften av de svarande. Fyra av tio pekar också på äldre system som inte fungerar ihop med ny teknik.

Splittrade system i kombination med manuell avstämning gör att skatteavdelningarna får mindre tid över för strategiskt arbete som skapar värde för verksamheten.

AI används brett, men fortfarande mest passivt. De vanligaste användningsområdena är att sammanfatta regeländringar och att upptäcka avvikelser. De mer genomgripande möjligheterna används betydligt mer sällan: färre än en av fyra skatteavdelningar i Europa har infört AI som på egen hand automatiserar hela arbetsflöden, den tillämpning som har störst effekt på verksamheten.

Som vår rapport påpekar kräver mer avancerade tillämpningar, som att förutsäga risken för skatterevision, AI-stödd klassificering och automatiserade arbetsflöden, att tekniken konfigureras medvetet och att det finns en tydlig styrning av data. De kräver också ett målmedvetet förändringsarbete. De skattefunktioner som redan använder de mer avancerade möjligheterna skapar mer värde för sina organisationer.

Skattefunktionens inflytande sträcker sig långt utanför momsdeklarationen. Två av tre svenska svarande uppger att deras skattefunktion under det senaste året har påverkat beslut om priser eller marginaler. Ändå anser bara 23% att de bidrar i betydande utsträckning till organisationens övergripande mål.

Det kan delvis bero på hur arbetet mäts. De vanligaste måtten på framgång bland de svenska svarande är fortfarande att deklarationer lämnas i tid och att de är korrekta, och bara 13% mäter avkastningen på sina investeringar i teknik för indirekt skatt med formella mått.

Resultatet blir en inflytelserik skattefunktion vars bidrag inte syns tillräckligt, vilket gör det svårare att få budget, resurser och tillgång till företagsledningen. Vår rapport visar en väg framåt: de svarande som anser att deras skattefunktion bidrar i betydande utsträckning har oftare infört AI aktivt, har regelbunden kontakt med ledningen, mäter avkastningen formellt och har använt nya regelkrav som en hävstång för förändring.

Den som leder arbetet med indirekt skatt bör därför lägga mer tid på det som skapar värde för verksamheten, och på att visa det värdet. En enkel början kan vara en kvartalsvis sammanställning till finanschefen över sparade timmar på avstämning, felfrekvens, kostnaden per land för deklarationer och hur lång tid det tar från en regeländring till att företaget är redo.

Från den 1 juli 2030 kräver EU:s reformpaket ViDA (VAT in the Digital Age) e-fakturering och digital rapportering för gränsöverskridande handel mellan företag inom unionen. Flera EU-länder, däribland Frankrike och Tyskland, inför dessutom egna, specifika krav. I Sverige ska en statlig utredning om e-fakturering lämna sina förslag senast i november 2027.

För företag som är verksamma i flera EU-länder innebär det att momsdata måste vara korrekta redan när affären görs, och att utrymmet att rätta fel i efterhand vid månadsavstämningen blir betydligt mindre.

Många svenska skatteavdelningar har en bit kvar innan de är förberedda på förändringarna. Bara en av tio av de svarande i vår undersökning uppger att deras företag i dag uppfyller e-fakturakrav i ett eller flera länder, medan nästan var femte ännu inte har börjat planera formellt. Thomson Reuters ViDA Readiness Report gav nyligen en liknande bild: bara 21% av de svenska yrkesverksamma inom skatt och ekonomi kände sig väl förberedda när det gäller kopplingen mellan e-faktura- och momsrapporteringssystem och kvaliteten på grunddatan.

Därför bör e-fakturering och digital rapportering ses som en omställning för hela organisationen snarare än som ett projekt för regelefterlevnad. Rätt genomförd ger omställningen vinster utöver att reglerna följs: sju av tio svenska svarande i vår undersökning uppger att e-faktureringen har förbättrat datakvaliteten, och lika många att beredskapen inför granskningar har blivit bättre.

Så här kan den som leder arbetet med indirekt skatt modernisera, utveckla kompetensen och skapa mer strategiskt värde med samma resurser:

AI finns redan på plats. Nästa steg är att gå från en stödjande roll till verklig automatisering av processer med stora volymer, och det förutsätter sammankopplade system, tillförlitliga data och tydlig styrning. De företag som använder de kommande regelkraven för att bygga den grunden står bättre rustade att uppfylla kraven och samtidigt frigöra tid för mer värdeskapande arbete.