Ultradent Products effektiviserer EDI-prosessene for tannhelseprodukter i Europa med ONESOURCE Pagero

Da Ultradent ønsket å ta i bruk EDI i større skala i Europa, møtte selskapet flere praktiske og tekniske utfordringer. Det lokale teamet i Tyskland hadde ingen egne IT-ressurser til prosjektet og måtte derfor fungere som bindeledd mellom IT-avdelingen i USA og Thomson Reuters. Siden teamene jobbet i ulike tidssoner, krevde samarbeidet nøye planlegging og koordinering.

Organisasjonen hadde heller ingen tidligere erfaring med europeiske EDI-formater. Det gjorde tilkoblingen, testingen og innføringen av nye interne arbeidsmåter mer krevende. Ultradent ønsket dessuten å koble til flere utvalgte partnere samtidig, fremfor én om gangen. Det stilte større krav til tydelig kommunikasjon og god koordinering gjennom hele prosjektet.

Ultradent trengte derfor en pålitelig partner som kunne bistå både med den tekniske implementeringen og med å få løsningen på plass i virksomheten, uten å legge unødig press på det lokale teamet. Målet var stabile EDI-prosesser i daglig drift, bedre datakvalitet og mindre den manuell administrasjon.

Ultradent innledet samarbeidet med ONESOURCE Pagero i 2023. Deretter fulgte forberedelser, intern testing og tilkobling av partnere før løsningen gikk live i juni 2024. Gjennom hele prosessen samarbeidet Ultradents IT-avdeling i USA tett med prosjektlederen hos Thomson Reuters. Det gjorde det enklere å håndtere både de tekniske integrasjonskravene og de europeiske EDI-standardene som var nye for organisasjonen.

I dag er ONESOURCE Pagero Network fullt integrert i Ultradents daglige arbeidsflyter for ordreregistrering, ordrebekreftelser og leveringsvarsler. Løsningen gir Ultradent oversikten og stabiliteten som trengs for effektiv EDI-kommunikasjon med kundene, samtidig som prosessene kan automatiseres og standardiseres.

Ultradent kan også fortsette å utvide EDI-bruken etter hvert som behovene vokser. Flere partnere er allerede koblet på, og selskapet planlegger å koble til ytterligere kunder.

Etter at ONESOURCE Pagero ble tatt i bruk, har Ultradent sett store forbedringer. Automatiseringen har kuttet ned manuelt arbeidet, forbedret datakvaliteten og gjort det enklere å unngå feil – særlig når ordremengden er stor rundt nyttår. Mindre manuell håndtering har også forenklet kommunikasjonen og gjort samarbeidet med kundene mer effektivt.

Ultradent anslår at EDI-prosessen sparer rundt 1,5–2 arbeidstimer i uken for de fem første kundene som ble koblet til. Den faktiske tidsbesparelsen avhenger av størrelsen og kompleksiteten på den enkelte ordre. Medarbeiderne som jobber med EDI til daglig, bruker nå mindre tid på manuell ordrebehandling, e-post og oppfølging. Dermed får de mer tid til andre oppgaver.

De mer effektive arbeidsprosessene støtter også Ultradents overordnede digitaliseringsmål. ONESOURCE Pagero har bidratt til bedre interne prosesser, mer pålitelig datahåndtering og sterkere digitale forbindelser til kundene. Løsningen er blitt en viktig del av selskapets langsiktige strategi for skalerbar og effektiv EDI-håndtering.